あなたにとってビジネスにおける説明の目的とは何でしょう？
・ 相手にわかりやすく伝える
・ 正確に伝える
人によって説明の目的は違ってきます
相手に行動してもらうために説明するということがビジネスに生きる説明の仕方だと考えます
上司が部下に説明する目的としては仕事で結果を出させるためです
説明によって相手の行動を促し、結果につなげる
なので「相手にわかりやすく伝える」、「正確に伝える」を目的にするのもいいですが、ステップアップして「相手に結果を出させる」を目的にしてみましょう
本記事の内容
相手が行動する説明の仕方とは？
ビジネスでは相手が行動して初めて結果が出ます
説明をする側は何かしらの意図を持って説明しますよね？
・ 相手に仕事を進めてほしい
・ 相手に協力してほしい
上記のようなことを実現してもらいたいです
相手が行動するためにはあなたの説明の仕方を変える必要があります
まずはあなたの意識を変えてみましょう
説明される側が聞きやすいと感じる順番で説明する
⓵ 大きな情報から始める
⓶ 小さな情報を最後に
説明というのは上記のような順序が最も聞きやすいです
まずは相手が状況を判断できるように大きな説明からしましょう
事前情報がないと説明を受ける側は理解できません
・ 聞こうと準備している情報
・ 聞きたいと思っている情報
に対して意識が向くためその情報からそれると話が頭に入りません
相手が聞きたいことを知る方法としては相手が言った最後の言葉に返答してみてください
相手が聞きたいという情報を常に意識し、大きい情報から小さい情報の順に説明することが聞きやすいと思われる説明のコツです
相手に心の準備をしてもらう
あなたは人の話を聞く時、聞きたい情報を待っていますよね？
また、唐突に相手から情報を提供されても話を聞こうとする心の準備ができていないと理解できませんよね？
あなたが相手に説明する時も意識してほしいのは相手に心の準備をしてもらうことです
あなたが話す内容に対して、自然に「聞きたい」と思ってもらうコツとして
✔︎ 話の種類を伝える
✔︎ 聞き手と歩調を合わせる一言を言う
この２つです
まず、話の種類を伝えるですが話を聞く人は「これからどんな話をされるのか」というポイントを事前に知っているだけで、理解度が格段に高まります
なのでまず聞き手に対し「話を聞く」という心の準備をしてもらうことが大切です
その上で話の趣旨を伝えましょう
そして聞き手と歩調を合わせる一言ですがこの一言が大変役に立ちます
「ここまでよろしいでしょうか？」
この一言によって聞き手が
✔︎ 今この瞬間に意識が向く
✔︎ 脳は質問に対して答えたくなる
ので聞き手がその先の話を聞く体勢に入ります
話の種類を伝えて全体像を理解してもらい、相手の理解と歩調に合わせつつ説明を進めていきましょう
人は正論よりお願いで動く
人間は「感情の動物」と言われているので正論だけでは動きません
説明を受けた相手は内容が理解できたら
・ 自分はどうしたらいいのか？
・ 相手が何を求めているのか？
ということを確認したいです
話の内容を伝えたとにお願いをしましょう
「〜〜をお願いします」という言葉をつけるだけで相手は「お願い」を意識します
なので正論よりもお願いの方が相手は行動してくれます
わかりやすい説明は結論で始まり、結論で終わる
・ 何を言いたいのかわからない
・ 話にまとまりがない
あなたはこのように上司や友人に指摘されたことはありませんか？
このようなことを言われる原因としては話の結論を相手に伝えられていないからです
人間は短い時間で多くのことを一気に理解することができません
このような事実から結論を１つに絞ることで格段に相手は話を理解しやすくなります
あなたの話の結論を中心にして出来事を理解しようとします
つまり、結論が理解できなければ出来事などの情報も頭の中で整理できないのです
⓵ まずは結論を１つに絞る
⓶ 結論を明確に伝えるために話を組み立てる
これらを意識してみると、伝わり方が劇的に変化します
「何を言いたいのかわからない」「話にまとまりがない」と言われなくて済みます
説明テクニックの紹介
相手が行動する説明の仕方について解説しました。意識してぜひやってみて下さい
次に説明テクニックを紹介します
説得においてこの二つのテクニックは欠かせません
サウンド・バイト
長い文章よりも短い文章の方が理解しやすいのは当たり前です
長い文章でじっくりと説明するより、短い文章を積み重ねた方がいいです
ニュースなどの放送用に抜粋された言葉や映像など 特に、政治家や評論家などの言動の一部を引用したものや、放送のためにまとめた短い発言をサウンド・バイトと言います
短い文章を繰り返すことにより
✔︎ 記憶に残る
✔︎ わかりやすい
✔︎ よく伝わる
ということになります
文章を短くしようとすればするほど、説明する側は言葉を選ぶようになりますし、伝えたいことを正しく伝えるためにも適した言葉を使おうと努力します
その結果、相手にわかりやすい言葉が自然に選ばれるわけです
もっと短い文章で簡潔に表現できないかという視点を常に持ってみてください
クローズド・クエスチョン
限定した選択肢から相手に返答してもらう質問をクローズド・クエスチョンと言います
・ 賛成？ 反対？
・ 好き？ 嫌い？
・ 参加？ 不参加？
相手にとって回答が楽なのは圧倒的にクローズド・クエスチョンです
そのほかにも相手に自由な回答を考えてもらう”オープン・クエスチョン”という質問方法があります
人間は選択肢があったほうが答えやすいです
説明のときにもクローズド・クエスチョンを活用してみましょう
説明を受けた相手が「どうすればいいのか」を話の終わりに選択肢として提示してみます
報告する側が次のステップとして選択肢を提示するだけで、報告を受ける側は判断が楽になります
仕事ができる部下はクローズド・クエスチョンを多用します
・ 相手の負担が減る
・ 選択肢を考える＝相手のニーズを考えるということ
選択肢を考える＝相手のニーズを考えることにより、話を短く縮める効果を生み出しています
相手から直接答えを聞く前に、相手が選択する答えを考えるわけです
相手が聞きたいことを事前に考えているので説明の時間が短縮できます
まとめ
これらを踏まえた上でさらに説得がうまくいくために押さえるべき心理テクニックを紹介します
https://unpsymind.com/psychology-activity/persuasive-psychology/
説得力を高めることは仕事や人間関係において大いに役に立ちます
あなたの働きかけによって相手の気持ち、行動を変えてあげてください